La gestione dei flussi di lavoro è uno degli ambiti che negli ultimi anni ha attirato l'attenzione di molti ricercatori, sviluppatori e utenti. Si è evoluto principalmente dalla necessità di comprendere, organizzare e, spesso in ultima analisi, automatizzare i processi su cui si basa un'azienda. Il flusso di lavoro riguarda l'automazione delle procedure in cui documenti, informazioni o attività vengono passati tra i partecipanti secondo un insieme definito di regole per raggiungere un obiettivo aziendale generale. Questa facilitazione o automazione computerizzata di un processo, in tutto o in parte, è chiamata flusso di lavoro. Un sistema che definisce e gestisce completamente "flussi di lavoro" attraverso un software il cui ordine di lavorazione è guidato da una rappresentazione non informatica è chiamato Workflow Management Design. Un flusso di lavoro è un'astrazione del processo aziendale o amministrativo. Consiste in attività, che corrispondono a singole fasi del processo, e utenti che eseguono queste attività. Un utente può essere un amministratore che, in back-end rispetto al Workflow Management Execution, configura e modifica nel tempo i diversi flussi di lavoro in base alle esigenze che emergono. La configurazione del flusso di lavoro può anche specificare le durate di esecuzione sia per le attività che per il processo stesso tramite l’utilizzo di specifici timer che abilitano automaticamente delle transazioni di attività ad una scadenza prefissata.

Il WMD è il processo di delineare tutte le attività e i processi in un formato visivo tramite un’interfaccia intuitiva. Tutti i membri del team e le parti interessate ottengono una panoramica di alto livello di ogni attività nel processo con l'aiuto di un'accurata progettazione del flusso di lavoro. Il WMD è la spina dorsale di ogni attività in un'organizzazione perché, se strutturata correttamente, può contribuire a migliorare l'efficienza operativa di oltre l'83%. Inoltre, gli utenti risparmiano molto tempo, evitano ostacoli e lavorano per obiettivi più grandi senza ritardi. Creare un perfetto WMD non è un lavoro banale perché è necessario definire in dettaglio il diagramma di flusso del processo e specificare vari punti decisionali. La creazione di un WMD ideale avviene in più cicli di progettazione, implementazione, test e modifica. Invece di mirare alla progettazione di un sistema di flusso di lavoro complesso a tutti gli effetti, un utente può progettare una piccola parte del processo e da questo aggiungere in maniera incrementale le diverse caratteristiche.

Lo step principale è la creazione dei modelli di documenti da adottare nel flusso, delle attività e dei campi che devono essere compilati durante l’esecuzione. Da ciò poi è possibile definire i ruoli degli utenti che possono accedere alla lavorazione e alle transizioni per determinare l’avanzamento della lavorazione alle successive attività.

I 3 componenti principali di un WMD sono attività, transazioni e output. Un’attività rappresenta un lavoro atomico del processo che richiede l’immissione di specifici dati; la transazione è un cambiamento che si verifica per ottenere un passaggio da un’attività alla successiva e l'output si verifica in seguito all’elaborazione dei dati immessi nelle attività così da generare opportuna documentazione da poter condividere.

L'obiettivo del WMD è comprendere e determinare quali attività devono essere eseguite, in quale ordine devono essere eseguite, chi è coinvolto, quali sistemi vengono utilizzati e quali regole vengono seguite. Per non gestire manualmente tutte le attività sopra menzionate, il WMD consente di definire uno specifico flusso che può essere utilizzato da opportuni utenti in maniera controllata.

Le sue funzionalità consentono di automatizzare le attività e consentire ai membri del team di progetto di creare, aggiornare e gestire l'avanzamento delle attività durante il flusso.

Il software permette di gestire processi complicati per semplificare il lavoro, come ad esempio:

• Stabilire relazioni tra le attività
• Creare e gestire attività secondarie
• Imposta un'attività da ripetere a un'ora o una data specifica
• Assegna compiti a una o più persone

Poiché il sistema di WMD mira a chiarire i processi complessi, esso fornisce la migliore esperienza utente possibile. Il WMS sviluppato consente a qualsiasi persona non esperta di tecnologia di creare, modificare e configurare diversi flussi di lavoro a seconda del contesto applicativo di riferimento.

L'aggiunta di modelli di documenti già pronti e personalizzabili tramite l’uso di tag al sistema è un enorme vantaggio in quanto questo consentirà la generazione di documentazione seguendo un’impostazione unica ma con dati inerenti all’istanza del flusso che sarà eseguito.

Inoltre, grazie al WMD si possono definire attori, attività, risultati e stati. Questi concetti riguardano le persone (o i sistemi) responsabili di particolari passaggi (attori), i passaggi stessi (transazioni), i risultati perseguiti (output) e gli elementi di monitoraggio che collegano i passaggi e assicurano che stiano progredendo come necessario (attività).

I flussi di lavoro più semplici possono essere configurati come semplici sequenze di attività.

Dopo aver deciso un’attività iniziale e finale, bisogna scegliere i passaggi che devono essere compiuti per ottenere i risultati che si sta cercando.

Gli step principali per la creazione di un flusso di lavoro sono:
1. Creazione dei modelli di documento che sono dei template che possono essere usati all’interno di un’attività in campi di tipo “Editor”
2. Creazione di una lista di attività per ognuna delle quali definire una lista di campi da compilare, tra cui anche campi di tipo editor in cui applicare uno specifico modello da template
3. Creazione delle transazioni tra le attività, da abilitare sia manualmente o automaticamente allo scadere di un timer durante l’esecuzione del flusso
4. Assegnare le responsabilità per ogni attività, campo e transazioni. In questa fase, bisogna chiarire chi è responsabile di ogni attività nel flusso di lavoro, come verranno informati delle loro responsabilità e scadenze e chi sarà incaricato di garantire che tutte le persone coinvolte stiano facendo il proprio lavoro (in altre parole, chi supervisionerà il flusso di lavoro)
5. Stabilisci un lasso di tempo
6. Rivedere e automatizzare i passaggi. Man mano che i passaggi vengono implementati, è possibile modificare nel tempo il flusso configurato per automatizzare elementi del lavoro o semplificare attività particolari. Ad esempio, un flusso di lavoro incentrato sul supporto che richiede troppo tempo potrebbe trarre vantaggio da un modulo di contatto rielaborato in grado di raccogliere informazioni molto più preziose, in quanto tali informazioni potrebbero accelerare il resto del flusso di lavoro. Puoi anche cercare nuovi interessanti strumenti per il flusso di lavoro che potrebbero portare qualcosa al tavolo.

Nel presente capitolo verrà effettuata una disamina delle caratteristiche che il WFE deve avere in riferimento allo scenario applicativo descritto nel precedente capitolo e ad altri applicativi presenti in commercio.

Punto cruciale di un sistema di WFE è la fruibilità dell’applicativo attraverso tablet o smartphone che nel caso di monitoraggio ambientale risulta essere essenziale per la mobilità degli stessi operatori. Ogni software di tipo WME permette la gestione di flussi lavorativi con particolare importanza alla collaborazione tra i diversi utenti resa possibile grazie all’invio di notifiche o email.

La soluzione deve consentire di definire workflow collaborativi a seconda della tipologia del flusso in modo anche da permettere loro lo scambio delle informazioni. L'impiego di un workflow in un contesto di monitoraggio e ripristino ambientale delle infrastrutture strategiche e insediamenti produttivi ha l'obiettivo di garantire non solo le esigenze di archiviazione ma anche quelle di validazione, elaborazione, comparazione, pubblicazione e trasmissione dei dati tra i diversi utenti coinvolti.

Elementi cardini delle tecnologie WME sono:

1. Analisi: la soluzione deve consentire di individuare, interpretare e condividere informazioni di business. Modelli personalizzabili, dashboard, analisi multidimensionali, modellazione predittiva e strumenti di geo marketing permettono di avere evidenza sulle informazioni più rilevanti da qualsiasi fonte dati.
2. Collaborazione: all’interno di un workflow ogni utente deve avere la possibilità di inviare notifiche, email o ulteriori attività di scambio informazioni con altri utenti.
3. Gestione: la definizione e l’esecuzione di workflow devono permettere la gestione progettata per rendere semplice ed efficace la gestione dei principali processi e funzioni di business e che soddisfa le esigenze dell’azienda

Un importante valore aggiunto di motore Workflow è la possibilità di definire processi tramite cui gli operatori eseguono in modo collaborativo e controllato le attività di gestione previste, garantendo nel contempo:

• una sicurezza di corretto aggiornamento del DB, con cui il sistema di workflow è pienamente integrato e correlato
• una modalità guidata di azione per tutti gli operatori di cui sarà uniformato e standardizzato il comportamento
• una tracciatura completa delle attività svolte, tramite cui agevolare il controllo e ricavare statistiche periodiche sul servizio erogato (verifica degli SLA contrattualizzati con gli utenti).

In tutte le soluzioni esaminate il sistema di definizione dei workflow è completamente configurabile sia in termini di informazioni trattate che di disegno del flusso di gestione e di automatismi implementabili.

La soluzione non fornisce quindi processi standard implementati in modo statico, ma un sistema generico di configurazione utilizzabile in modo personalizzato in funzione delle specifiche esigenze di ogni singolo utilizzatore.

In particolare, ogni workflow viene descritto nel sistema in termini di:

• strutture per la persistenza dei dati (“classi” di tipo specifico e relativi “attributi” e “domini”)
• sequenza delle operazioni (step interattivi ed automatismi), con eventuali flussi condizionali
• informazioni e widget da visualizzare e richiedere all’utente in ogni passaggio automatismi da eseguire all’avanzamento del flusso (invio di mail, invio notifiche, produzione di report, ecc).

Nel ripristino ambientale diversi sono gli attori coinvolti nell’esecuzione di un flusso e nello specifico uno specifico utente potrebbe accedere alla stessa attività avendo però permessi di modifica e visualizzazione di dati diversi a seconda del ruolo. Ad esempio, l’utente amministratore potrebbe modificare dati o allegare file per un campo mentre un utente generico potrebbe visualizzare lo stesso campo senza però farne modifiche.

La gestione operativa dell’attività di monitoraggio dell’esecuzione di flussi è stata possibile grazie ad una organizzazione delle utenze per ruoli: ogni ruolo è caratterizzato da specifiche funzioni ed accessi. Le utenze coinvolte operano nell’ambito di un workflow definito, accedendo tramite credenziali all’applicativo di gestione dati. 

Altra caratteristica principale di un sistema di Workflow Management è che i workflow sono disegnati tramite un editor visuale nel WMD per poi essere eseguiti al verificarsi di specifiche condizioni o a seconda della tipologia di segnalazione ricevuta. Nella specifica di un workflow si possono anche definire quali utenti possono vedere le singole attività del processo e, con granularità ancora più fine, anche i singoli campi all’interno dell’attività del flusso. Durante l’esecuzione quindi soltanto gli utenti con permessi opportuni potranno effettuare azioni all’interno del flusso operativo. Di ogni workflow è possibile anche poterne visualizzare le statistiche ed anche lo stato in cui si trova a seconda del colore in cui ogni box viene riportato.

Per ogni flusso è possibile caricare e salvare una serie di file che permettono di conservare in formato elettronico la documentazione. Questi documenti elettronici, che possono contenere copie del progetto, disegni o documenti in genere sono collegati alla pratica e possono essere estratti e riprodotti in qualsiasi momento dagli operatori autorizzati.

Una dettagliata gestione dei log permette di tracciare le operazioni effettuate e di risalire ai tempi ed agli operatori per qualsiasi azione effettuata all'interno del sistema. Una serie di report, grafici ed indicatori permettono di monitorare e tracciare l'intero flusso operativo in modo da potere avere un quadro generale e dettagliato dell'intero flusso relativo ai procedimenti gestiti.

Una buona gestione dei log consente di poter tenere sotto costante monitoraggio tutte le operazioni che sono state eseguite in uno specifico arco temporale.

In uno scenario in cui la mobilità degli utenti è costante è fondamentale avere che l’applicativo sia web-based in modo che gli utenti possano accedervi con una sola connessione a Internet anche tramite un tablet. L'intero sistema è giacente su uno o più server mentre l'accesso alla procedura è effettuato attraverso qualsiasi browser web aggiornato alle più recenti versioni, quindi non è necessaria l'installazione di nessun software sulle workstation per l'utilizzo dell'applicativo. Questa soluzione permette una grande elasticità nella manutenzione e aggiornamento è non necessità di installazioni o particolari caratteristiche hardware nelle postazioni operative, permettendo di utilizzare la struttura informatica esistente limitando i costi di gestione.

Per la fruizione al pubblico, quindi per l'accesso via web, può essere previsto un sistema parallelo che contiene informazioni parziali per la sola interrogazione da parte degli utenti abilitati o l'accesso diretto ai dati, sempre con le limitazioni e le restrizioni necessarie.

Sintetizzando, le principali caratteristiche emerse sono:

1. Gestione e controllo degli accessi al Sistema e alle sue funzionalità
   
   L’accesso al Sistema è consentito solamente tramite autenticazione (login e password personali). Per consentire la massima flessibilità di accesso alle diverse funzioni da parte di ciascun utente è previsto un sistema di relazioni dinamiche fra utenti, ruoli e funzioni/dati, definibili dall'Amministratore del sistema. Ogni funzionalità prevista all'interno del Sistema viene catalogata e codificata, generando dei Ruoli (aggregazioni di funzionalità omogenee) eventualmente specializzati e organizzati per Area;


2. Configurazione ruoli
   
   Nella definizione di un workflow bisogna specificare per ogni campo quali utenti possono visualizzarne il dettaglio e/o farne la modifica. In questo modo utenti con permessi diversi hanno visualizzazioni diverse dello stesso flusso in esecuzione con la possibilità di effettuare operazioni diverse;


3. Distribuzione Web-based
   
   L’applicativo non deve prevedere nessuna configurazione ma gli utenti possono accedervi solo tramite un indirizzo web ed eventualmente anche da tablet. Questa caratteristica è di fondamentale importanza per utenti che corrispondono ad operatori che non hanno una postazione fissa ma sono in continuo movimento per le commesse. Il sistema è progettato per essere facilmente consultabile anche da dispositivi tablet, caratteristica che rende possibile, ad opportuni profili di utenza, un inserimento in ‘real-time’ delle analisi rilevate in campo, durante il monitoraggio stesso.